平時在上班的時候，多數員工會因為業務或者是個人的原因需要去蓋個印章，但等到了這個時候，有一些規模比較大或者說是分工比較細的公司可能會出現多人用印的情況，需要蓋得文件不知道歸屬于哪個部門或者說是需要通過什么流程來滿足自己的需求，這時候就需要對印章這些物品的保存還有使用方式進行較深的了解。
小時候看電影的時候，不時可以聽到、看到劇情中某個員工利用自己手頭的資源損害公司利益來讓自己有較大的空間，這時候有一些比較愛思考的觀眾可能會轉向思考起如何處理這類問題，這也讓設備智能化使用設計進入到了產品部門的視野中。
對于小公司來說，怎么處理一件事情可以通過咨詢領導或者是老板的方式在短期內得到較為有效率的處理，但公司人多了之后，可能意味著工作效率高了不少，也有多方推脫的可能性出現，如果前期沒有說話，后期可能會影響到不少使用頻率較高的功能，像是印章管理和對接程序。公司在慢慢成長的過程中，會選擇不同業務范圍的員工來處理事情，這時候老板需要注意到權利的分散以及對接的效率問題，作為使用方的時候并不適合同步接手用印的環節，有的企業會在多方考量下建立一個較為齊全的對接方式，這樣如果有急事的話，也可以通過線上聯系方式來滿足申請人的需求，免去了線下找人、電話聯系等多種程序。
有的公司會在員工入職后根據員工的職能發送一份郵件，在里面說清印章使用的范圍還有方式，省去摸索以及詢問的時間，這樣以來，可以讓員工在短時間內適應工作內容并將較多的時間放在提高效率上。